Quando lo strumento che ti automatizza
il lavoro chiude

Il 16 luglio Relay.app ha scritto ai clienti che chiude. Era uno strumento di automazione nato nel 2021, di quelli che collegano la posta al gestionale e fanno partire le cose da sole senza che nessuno prema un tasto.

Gli account gratuiti si sono spenti il 15 agosto. Chi paga ha tempo fino al 14 settembre. Dopo quella data l'area di lavoro e tutti i dati vengono cancellati, insieme alle credenziali e ai token delle applicazioni collegate. Gli abbonamenti annuali si vedono rimborsare la parte non usata entro cinque giorni lavorativi, i mensili no. Il fondatore Jacob Bank è passato a Google come responsabile di prodotto per Chrome.

L'uscita è ordinata. Si esportano i flussi di lavoro in JSON, gli stessi flussi tradotti in istruzioni scritte, la cronologia delle esecuzioni e le tabelle in CSV. Con due avvertenze che stanno scritte nella loro pagina: l'esportazione completa può metterci fino a ventiquattro ore, e il link per scaricarla scade dopo quarantotto.

Fonti: l'avviso sul sito di Relay e il pezzo di TechCrunch.

Cosa significa per una PMI italiana

Cosa si perde davvero

Il software si sostituisce. Ne esistono altri quattro che fanno la stessa cosa, e in due settimane sei di nuovo in piedi.

Quello che non si esporta è il ragionamento che sta dentro l'automazione. Le eccezioni, soprattutto: il cliente che va trattato in un altro modo, il fornitore che manda la fattura senza numero d'ordine, il documento che in agosto va a una persona diversa, il caso in cui la mail non si inoltra a nessuno. Quelle regole sono state scritte una volta sola, dentro lo strumento, spesso da qualcuno che nel frattempo non lavora più con te. Se l'unico posto dove sono scritte si spegne il 14 settembre, il 15 settembre in azienda nessuno sa più perché quel passaggio funzionava così.

Succede con cose molto più banali di un'automazione. Il foglio Excel con dentro le formule di chi è andato in pensione è la stessa identica storia.

Due mesi di preavviso sono il caso buono

Relay ha avvisato a luglio per chiudere a settembre, ha lasciato scaricare tutto e ha rimborsato gli annuali. Conviene ragionare su cosa succede quando va peggio.

Un servizio che cambia le condizioni a gennaio. Un fornitore comprato da un altro che spegne la parte che usavi tu. Il 18 agosto Microsoft ha tolto tre funzioni dall'app Copilot, e Microsoft non è un'azienda che rischia di chiudere: lo stesso, chi ci teneva dentro del lavoro ha dovuto portarlo fuori entro quel giorno.

Le quattro domande da fare prima

Valgono per gli strumenti di AI e per qualunque altro software a cui affidi un pezzo di lavoro.

1. Se domani chiude, i dati come escono? In che formato, e chi li legge poi.
2. Quanto lavoro si ferma se il servizio resta giù una settimana?
3. Il ragionamento dentro l'automazione è scritto anche fuori dallo strumento?
4. Chi lo sa far funzionare, oltre alla persona che l'ha costruito?

La terza è quella che salta sempre, ed è quella che costa. Mettere per iscritto cosa fa un'automazione, in che ordine e con quali eccezioni, richiede venti minuti il giorno in cui la accendi. Ricostruire lo stesso ragionamento da zero, con una scadenza addosso, richiede giorni.

Come lo applico a RefertAI

RefertAI scrive referti radiografici veterinari, è in produzione e viene usato ogni giorno. Il veterinario valida sempre, e il referto esce come PDF con la sua firma, dentro l'archivio della clinica. Se domani cambiasse il modello che ci sta sotto, o cambiasse il fornitore di quel modello, i referti già fatti resterebbero dove sono, in un formato che si apre su qualunque computer. È un criterio che si applica prima di scegliere lo strumento, non il giorno in cui arriva la mail che annuncia la chiusura.

Cosa fare questa settimana

Scrivi l'elenco dei software su cui gira un pezzo del tuo lavoro. Accanto a ognuno metti tre cose: chi lo paga, cosa si ferma se sparisce, dove sta scritto quello che fa. Se una riga resta vuota nella terza colonna, quella è la prima da riempire, e non serve un fornitore per farlo.

Se poi ti accorgi che di automazioni ne hai poche e i processi girano ancora tutti a mano, il problema è un altro e l'ordine con cui affrontarlo conta più dello strumento che sceglierai. Vale anche il contrario: in diversi casi conviene non spendere affatto.

Domande frequenti

Un fornitore di software può chiudere così, da un giorno all'altro?

Il preavviso di solito arriva, ed è corto. Relay ha avvisato il 16 luglio per una chiusura il 14 settembre, quindi due mesi, e ha lasciato l'esportazione di tutto. È il caso fatto bene. Il contratto di un servizio in abbonamento non ti garantisce che il servizio esista l'anno prossimo.

Cosa devo esportare, in pratica?

I dati e le regole. I dati sono le tabelle, la cronologia, i documenti prodotti: quasi tutti i fornitori li danno in CSV o in JSON. Le regole sono i passaggi dell'automazione e le eccezioni: quelle vanno riscritte a mano in un documento leggibile da una persona, perché il file JSON di un fornitore non si apre dentro il software di un altro.

Allora conviene evitare gli strumenti delle aziende piccole?

Le aziende grandi tolgono le funzioni senza chiudere, il che ti mette nella stessa posizione con meno preavviso. La domanda utile non riguarda la dimensione del fornitore. Riguarda quanto ti costa uscire e quanto tempo ci metti.

Quanto tempo serve per rifare un'automazione su un altro strumento?

Dipende quasi solo da una cosa: se esiste un documento che spiega cosa faceva e perché. Se c'è, la ricostruzione è un lavoro di ore. Se non c'è, si riparte dalle interviste alle persone che usavano il risultato, e lì i giorni diventano parecchi.

Come faccio l'elenco dei processi che dipendono da un solo strumento?

Guarda l'estratto conto della carta aziendale degli ultimi dodici mesi e segna ogni addebito ricorrente di software. Accanto a ognuno scrivi cosa si ferma se sparisce. Le voci che nessuno sa spiegare sono quelle da guardare per prime.