In azienda adesso registra
chi entra dalla porta

Il 12 agosto l'organizzazione tedesca HateAid ha depositato una denuncia penale alla procura generale di Francoforte, l'ufficio che in Germania segue i reati commessi in rete. Riguarda Meta, i marchi con cui vende gli occhiali dotati di fotocamera e quattro catene tedesche che li tengono sugli scaffali.

La norma invocata è il paragrafo 8 del TDDDG, la legge tedesca su telecomunicazioni e protezione dei dati, che vieta di commercializzare apparecchi camuffati da oggetti di uso quotidiano e in grado di riprendere le persone a loro insaputa. Il modello contestato è il Wayfarer di seconda generazione, che ha la montatura di un occhiale da sole qualunque. HateAid chiede lo stop alla vendita e un indicatore visibile obbligatorio, e porta come argomento i 41 milioni di persone che in Germania portano gli occhiali.

In Italia questo non cambia nessuna regola, e la denuncia potrebbe anche finire archiviata. Il dispositivo però è già qui, e non è arrivato passando da un tuo preventivo.

Cosa significa per una PMI italiana

Fino a ieri la domanda sulle registrazioni riguardava il software. Un assistente entrava nella riunione online, registrava e scriveva il riassunto, e siccome era una voce di spesa lo potevi configurare, spegnere o mettere in un contratto. È il discorso che vale ancora per l'assistente che verbalizza le riunioni.

Un paio di occhiali no. Arriva addosso al fornitore che viene a fare il sopralluogo, al candidato seduto davanti a te per il colloquio, al tuo dipendente che se li è comprati per correre la domenica. Nessuno di loro ti chiede il permesso. Quasi sempre non sta registrando niente, e il problema è che non hai modo di saperlo.

Il codice penale copre meno di quanto sembra

Il primo istinto è pensare che tanto è reato. L'articolo 615 bis del codice penale punisce con la reclusione da sei mesi a quattro anni chi, con strumenti di ripresa visiva o sonora, si procura indebitamente notizie o immagini attinenti alla vita privata, e prevede la stessa pena per chi poi le diffonde. La tutela però è agganciata ai luoghi dell'articolo 614, cioè l'abitazione e gli altri luoghi di privata dimora.

Il luogo di lavoro non ci rientra in automatico. La Cassazione ha escluso quella protezione per uno stabilimento in cui l'imprenditore si recava saltuariamente, perché mancava il minimo grado di stabilità che rende un posto una dimora privata (sentenza n. 35497 del 2001). Per un ufficio, un capannone o un negozio aperto al pubblico la risposta cambia caso per caso, e va chiesta a un avvocato prima che serva. Si aggiunge un dettaglio pratico: il reato è procedibile a querela, quindi senza qualcuno che la presenti non si muove nulla.

La rete di sicurezza legale è più stretta di come viene raccontata in giro. Quella organizzativa te la costruisci tu, e costa zero.

Le due situazioni non si mescolano

Registra qualcun altro. Non puoi impedirlo e non puoi accorgertene. Puoi decidere cosa resta esposto nella stanza dove entra un estraneo: lo schermo con il gestionale aperto, la lavagna con i nomi dei clienti, i fogli sulla scrivania. Vale identico per un telefono appoggiato in tasca, e infatti la regola giusta non nomina il dispositivo.

Registri tu, o lo fa un tuo dipendente per lavoro. Qui cambia tutto, perché diventa un trattamento di dati della tua azienda. L'articolo 4 dello Statuto dei lavoratori dice che le informazioni raccolte con gli strumenti di lavoro sono utilizzabili ai fini del rapporto di lavoro soltanto se al lavoratore è stata data adeguata informazione sulle modalità d'uso di quegli strumenti e sui controlli. Senza quell'informazione il materiale rischia di non essere usabile proprio nel giorno in cui ti servirebbe.

Quattro righe valgono più di un regolamento

Prendi un foglio e rispondi a quattro domande, poi manda il foglio a tutti per email con la data sopra.

1. In quali stanze non si registra mai. I colloqui e le riunioni in cui girano dati di clienti sono il minimo.
2. Chi può registrare per lavoro, e con quale strumento.
3. Cosa si dice a voce prima che parta una registrazione, ai dipendenti e a chi viene da fuori.
4. Dove finiscono i file e dopo quanto tempo si cancellano.

Quel foglio è già la tua politica sulle registrazioni. Il regolamento da venti pagine lo scriverai quando avrai un problema vero, e a quel punto avrai anche l'avvocato che serve.

RefertAI gira ogni giorno in una clinica veterinaria. Il modello prepara il referto, il veterinario lo legge e lo valida, il PDF esce con la sua firma nella cartella del paziente. Chi risponde di cosa era scritto prima che lo strumento entrasse in produzione, e nessuno ha dovuto inventarlo di corsa al primo caso dubbio.

Cosa fare questa settimana

Siediti al posto dove ricevi i fornitori e guarda cosa si vede da lì. Lo schermo, la lavagna, i fogli. Sposta o chiudi quello che non vorresti in una fotografia.

Poi scrivi le quattro righe e mandale. Dieci minuti, e ti tolgono la discussione peggiore, quella che si apre quando la registrazione è già stata fatta.

Sul materiale che entra in azienda dall'esterno c'è un altro caso che vale la pena conoscere, cioè i documenti con istruzioni nascoste dentro. Il percorso completo per portare l'AI dentro un'azienda piccola sta qui.

Fonti: il comunicato di HateAid sulla denuncia del 12 agosto e la rassegna dei divieti e delle contromisure, da cui viene il dato sull'app che segnala gli occhiali con fotocamera.

Domande frequenti

Posso vietare a un fornitore o a un cliente di entrare con gli occhiali che registrano?

In casa tua decidi tu chi entra e a quali condizioni, quindi puoi chiederlo. Quello che non hai è un modo per verificarlo, perché quel modello ha la montatura di un occhiale da sole normale. Per questo la protezione utile riguarda cosa resta esposto nella stanza dove ricevi, più che il divieto scritto sulla porta.

Se qualcuno mi registra di nascosto in ufficio, è reato?

Non automaticamente. L'articolo 615 bis del codice penale punisce chi si procura indebitamente notizie o immagini attinenti alla vita privata, ma protegge l'abitazione e gli altri luoghi di privata dimora. La Cassazione ha escluso quella tutela per uno stabilimento dove l'imprenditore si recava saltuariamente. Per il tuo caso specifico serve un avvocato, e conviene chiederglielo prima che succeda.

Un dipendente può registrare una riunione con i colleghi?

Registrare una conversazione a cui si partecipa è una cosa che in Italia capita e non equivale a un'intercettazione. Il problema arriva dopo, quando quel file viene usato o girato a qualcuno. Se in azienda non c'è una regola scritta, la discussione si apre nel momento peggiore, cioè quando la registrazione è già stata fatta.

E se sono io a voler registrare le riunioni per averne il verbale?

Allora diventa un trattamento di dati della tua azienda e cambiano le regole. L'articolo 4 dello Statuto dei lavoratori dice che le informazioni raccolte con gli strumenti di lavoro sono utilizzabili solo se al lavoratore è stata data adeguata informazione su come si usano quegli strumenti e su come si effettuano i controlli. L'informazione va data prima, non dopo la prima registrazione.

Devo comprare un rilevatore o un'app che avvisa quando ci sono telecamere vicino?

Ars Technica racconta che un'app di quel tipo ha superato i centomila download, quindi il mercato esiste. Prima di spendere, guarda cosa proteggerebbe davvero: in una PMI le cose delicate stanno su uno schermo lasciato aperto e su una scrivania piena di fogli, e quelle si risolvono chiudendo lo schermo.