L'assistente che registra le riunioni
è arrivato dentro il calendario

Il 19 agosto Calendly ha acceso due funzioni nuove sugli account dei suoi clienti. Una coordina gli appuntamenti via email. L'altra entra nelle riunioni al posto tuo e prende appunti.

La seconda si chiama Notetaker. Entra nelle chiamate su Zoom, Google Meet e Microsoft Teams, registra audio e video, trascrive tutto, poi produce un riassunto con l'elenco delle cose da fare e la bozza dell'email di follow-up. Per ora funziona solo sugli account in lingua inglese. L'accesso dipende dal piano, e insieme alle funzioni sono usciti due piani nuovi.

L'azienda dice che durante la prova sono state registrate più di centomila riunioni. I riassunti nascono privati e chi registra sceglie cosa tenere e cosa condividere. Il fondatore ha spiegato a TechCrunch che l'assistente manda un messaggio in chat per avvisare i presenti che la registrazione è partita.

Strumenti che fanno questo lavoro esistono da un paio d'anni e sul mercato ce n'è una decina. La cosa che cambia è dove si trova questo: dentro il software con cui l'azienda fissa gli appuntamenti, cioè in un posto dove è già entrata e dove paga già.

Fonti: il comunicato di Calendly e il pezzo di TechCrunch.

Cosa significa per una PMI italiana

Ogni riunione registrata lascia dei documenti

Prima di questi strumenti una riunione lasciava mezza pagina di appunti sul quaderno di chi c'era, e dopo sei mesi non la trovava più nessuno. Adesso lascia un video e una trascrizione parola per parola. Più il riassunto, che parte via email.

Sono documenti aziendali a tutti gli effetti. Se nasce una contestazione con un fornitore, se una trattativa finisce male e ognuno ricorda condizioni diverse, se un dipendente apre una causa, se una delle persone che erano in chiamata chiede copia dei dati che la riguardano, quel materiale esiste e va cercato. Chi registra si prende anche il lavoro di conservarlo e di ritrovarlo.

L'avviso deve arrivare prima che parta la registrazione

Il messaggio automatico in chat avvisa quando la registrazione è già partita. Il GDPR chiede l'informazione al momento in cui i dati vengono raccolti, quindi prima. Due righe nell'invito e una frase all'apertura della chiamata chiudono la questione in dieci secondi.

Su quale base giuridica poggiare la registrazione conviene sentire chi ti segue per la privacy, perché cambia a seconda di chi hai davanti. L'informativa invece la scrivi da solo e non ti costa niente.

Se in chiamata ci sono i tuoi dipendenti

Qui la regola è più stretta e ha un effetto pratico che si vede solo il giorno sbagliato. L'articolo 4 dello Statuto dei lavoratori prevede che le informazioni raccolte siano utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro a condizione che al lavoratore sia stata data adeguata informazione delle modalità d'uso dello strumento e di come vengono effettuati i controlli.

Tradotto: se la trascrizione di una riunione interna finisce dentro una contestazione disciplinare e nessuno aveva informato per iscritto, quel materiale rischia di non essere utilizzabile. Lo strumento che il lavoratore usa per lavorare non ha bisogno dell'accordo sindacale, ma l'obbligo di informare resta comunque.

Il riassunto lo deve rileggere chi era in riunione

Un riassunto automatico prende un'ora di parlato e la riduce a otto righe che partono via email come se fossero il verbale concordato. Se una condizione commerciale è riportata storta e nessuno la corregge, quella diventa la versione scritta di cosa vi siete detti. Vale lo stesso ragionamento che regola i testi generati che escono dall'azienda.

In RefertAI il modello prepara il referto e il veterinario lo valida prima che diventi un PDF con la sua firma. Il motivo è esattamente questo: il documento esce a nome di una persona, quindi quella persona lo legge.

Le quattro righe da scrivere questa settimana

Chi può accendere l'assistente e in quali riunioni. Cosa si dice all'apertura della chiamata. Dove finiscono i file e per quanti mesi restano. Chi rilegge il riassunto prima che diventi un'email.

Poi un giro negli abbonamenti attivi, per vedere se una funzione così è già accesa senza che nessuno l'abbia decisa. È lo stesso elenco che serve quando un fornitore chiude, e farlo una volta sola copre entrambi i casi.

Il resto del metodo per portare l'AI dentro un'azienda senza sorprese sta nella roadmap.

Domande frequenti

Devo avvisare il cliente prima di registrare una riunione?

Sì, e prima che la registrazione parta. Il messaggio automatico che questi strumenti scrivono in chat arriva quando stanno già registrando, quindi non copre l'informativa che il GDPR chiede al momento della raccolta. In pratica bastano due righe nell'invito e una frase quando si apre la chiamata. Chi non vuole essere registrato deve poterlo dire senza far saltare la riunione.

Vale anche per le riunioni interne, con i miei dipendenti?

Lì c'è una regola in più. L'articolo 4 dello Statuto dei lavoratori dice che le informazioni raccolte sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro solo se al lavoratore è stata data adeguata informazione sulle modalità d'uso dello strumento e su come vengono fatti i controlli. Senza quell'informazione scritta il materiale rischia di non essere utilizzabile proprio quando servirebbe.

Quanto tempo posso tenere registrazioni e trascrizioni?

La legge non dà un numero. Chiede che il tempo sia deciso in anticipo e legato allo scopo per cui hai registrato. Per una call commerciale il riassunto serve finché la trattativa è aperta, il video quasi mai. Scrivere una durata e cancellare davvero alla scadenza vale più di qualunque policy lunga dieci pagine.

Il riassunto scritto dall'AI vale come verbale?

Vale quanto vale chi lo firma. Se parte via email senza che nessuno lo rilegga, la versione dell'AI diventa la versione ufficiale di cosa vi siete detti, errori compresi. Chi era in riunione lo deve leggere prima che esca dall'azienda.

Come faccio a sapere se in azienda ne è già acceso uno?

Guarda gli abbonamenti che paghi e apri le impostazioni di quelli legati a calendario, videochiamate e posta. Queste funzioni arrivano con un aggiornamento e spesso sono attivabili da chiunque abbia un account, non solo dall'amministratore. Poi chiedi in giro chi ha visto un bot entrare in chiamata negli ultimi due mesi.